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 E-Mail Archivierung – aber bitte Rechtssicher !

E-Mail-Archivierung ist eine eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen für die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten und zum anderen Anforderungen von Unternehmen und Privatleuten an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse.

Seit einigen Jahren schon hat die E-Mail-Kommunikation die „klassischen“ Kommunikationsarten Telefon, Brief, Telex und Fax an Bedeutung eingeholt oder sogar gänzlich übertroffen. Damit hat sich der E-Mail-Datenaustausch zu einer geschäftskritischen Kommunikationsplattform entwickelt, deren reibungsloses Funktionieren für viele Unternehmen unabdingbar geworden ist. Zurzeit sind noch die E-Mail-Nutzer, also z. B. Mitarbeiter, für Inhalt, Absicherung und Verwertung der Daten zuständig. Eine systemische Verwertung und Archivierung durch das Unternehmen gewinnt zunehmend an Bedeutung. Gründe dafür sind:

E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust

E-Mails, als unternehmenskritische Informationsträger, müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien (MS-Outlook), unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen entfernt, ohne dass dafür eine notwendige Erlaubnis des Benutzers vorliegt.

Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Im Laufe weniger Tage und Monate sammeln sich E-Mail-Daten auf Servern an und belegen Speicherplatz. Je größer der zulässige Anhang (Attachment), desto größer der benötigte Speicherplatz. Da viele Firmen Größenbeschränkungen für Postfächer definieren, müssen diese Daten in ein Archiv überführt und nicht mehr aktuelle Informationen in den Postfächern gelöscht werden.

 Wir setzen auf den Mailstore Server bei der E-Mail Archivierung !

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Produktivität und Effizienz

MailStore Server zeichnet sich durch intuitive Bedienbarkeit und einen komfortablen Suchzugriff aus, der Ergebnisse mit hoher Geschwindigkeit liefert. Mitarbeiter selbst können über den Browser (WebAccess), ein Outlook Add-in oder die MailStore Client-Software auf das Archiv zugreifen, ohne Rückfragen an die hausinterne IT-Abteilung stellen zu müssen, was die Produktivität und Informationsverfügbarkeit deutlich verbessert.
Des Weiteren schützt MailStore Server vor Datenverlusten: Neben dem versehentlichen oder unter Umständen vorsätzlichen Löschen von Mails durch Mitarbeiter, können Nachrichten auch durch technische Probleme verloren gehen (bspw. defekte PST-Dateien in Outlook). MailStore Server kann so konfiguriert werden, dass ein Löschen von Mails komplett unterbunden wird (Rechtevergabe, Teamzugriffe, etc.). Natürlich kann im Rahmen der Rechtevergabe auch der gegenseitige Zugriff auf das Archiv von Teammitgliedern im Vertretungsfalle konfiguriert werden. Die Datensicherung des gesamten Archivs erfolgt zentral und kann mit jeder beliebigen Backup-Software durchgeführt werden.

Geringe Kosten und vollständige Sicherheit
Durch die Integration einer eigenen Speichertechnologie benötigt man im Betrieb von MailStore keine zusätzliche Datenbankanwendung, wie beispielsweise den MS SQL-Server. Das spart Kosten und weiteren Administrationsaufwand. Die nach oben offene Skalierbarkeit und das Wegfallen von Postfachbegrenzungen sparen Speicher und Verwaltungskosten und entlastet IT-Verantwortliche im Unternehmen. Der schnelle und komfortable Zugriff auf die archivierten E-Mails steigert die Mitarbeiterproduktivität. Datenverlusten wird durch eine vollständige und sichere Archivierung vorgebeugt.

Aus rechtlicher Sicht – Gesetzeskonform und revisionssicher
Der Gesetzgeber hat Unternehmen dazu verpflichtet, alle geschäftsrelevanten E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar vorhalten zu können. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Daten nicht nachträglich gelöscht oder verändert werden können. Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durch MailStore Server wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft und zertifiziert. Diese Zertifizierung fand auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) statt und berücksichtigte alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz können daher sicher sein, dass MailStore Server die Einhaltung rechtlich relevanter Vorschriften ermöglicht.


Rechtssicherheit 

MailStore Server wurde von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auf Revisionssicherheit überprüft und als bislang einzige Software-Lösung zur Archivierung von E-Mails zertifiziert. MailStore Server erfüllt die im deutschsprachigen Europa geltenden rechtlichen Vorgaben zur Archivierung von E-Mails.

Wie sicher ist der Mail Store Server
MailStore Server bietet die Möglichkeit, E-Mails direkt nach deren Eingang auf dem entsprechenden Server zu archivieren. Durch eine entsprechende Rechtevergabe kann Datenverlusten durch versehentliches oder absichtliches Löschen der Mails durch Mitarbeiter vorgebeugt werden. Die Manipulation von E-Mail-Inhalten wird durch die Implementierung verschiedener Technologien in MailStore Server verhindert, hierzu gehört die Bildung von Hash-Werten über die Inhalte der Nachrichten, bzw. die Verwendung einer internen AES256-Verschlüsselung von E-Mail-Texten und Anhängen. Eine zusätzliche Sicherung der Daten auf WORM-Medien wird direkt durch MailStore Server unterstützt.